Datenschutzerklärung

Stand 22. Dezember 2022

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist:

BOS Connect GmbH
Ackergasse 4
73525 Schwäbisch Gmünd

Telefon: +49 7171 40 44 980
E-Mail: info@bos-connect.de
Webseite: https://bos-connect.de

Vertreten durch die Geschäftsführer
Gero A. Nicklas, Michael Fritz

1. Umfang der Datenverarbeitung bei der Registrierung:

Zur Nutzung der InA.Coach App müssen Sie sich zunächst auf der Webseite https://app.ina.coach/register registrieren und damit einen Account erstellen.

Für die Registrierung und Erstellung Ihres Accounts benötigen wir Ihre E-Mailadresse. Sie ist erforderlich,

Bei der Registrierung bitten wir Sie auch, sich einen Wunschnamen auszusuchen. Dies kann ein Pseudonym sein, um eine direkte Zuordnung von Daten zu Ihrem Vor- und/oder Nachnamen zu verhindern. Wir werden Sie in der App und in E-Mails mit Ihrem Wunschnamen ansprechen.

Mit Ihrer E-Mailadresse werden alle Daten im Zusammenhang mit der App-Nutzung verknüpft:

Wenn Ihre E-Mailadresse Ihren Vor- und/oder Nachnamen enthält, verarbeiten wir Ihren Vor- und/oder Nachnamen zusammen mit den anderen von Ihnen eingestellten Daten. Auch hier können Sie durch ein Pseudonym in Ihrer E-Mailadresse („Alias“ / Provider-Domain) einer Möglichkeit der direkten Verknüpfung mit Ihren anderen Daten entgegenwirken.

Bei der Registrierung als Nutzer:in der App bieten wir an, Ihnen ein InA.Coach-Start-Paket zuzusenden. Falls Sie sich dafür entscheiden, verarbeiten wir zusätzlich Ihre Adressdaten (Name und Anschrift). Für den Fall, dass Sie bereits ein vorkonfektioniertes Start-Paket besitzen, können Sie während der Registrierung mit dem Verknüpfungscode auf der Vorderseite, den QR-Schlüsselsatz innerhalb des Startpakets mit Ihrem Account verknüpfen.

Da das Start-Paket QR-Codes enthält, mit denen Sie sich in der App anmelden können, kann hier eine Zuordnung Ihrer Zugangsdaten für die App zu Ihrer Adresse entstehen.

2. Umfang der Datenverarbeitung bei der Nutzung der App:

Wenn Sie für Ihren Account ein Profilbild verwenden möchten und dabei ein Foto von sich selbst hochladen, verarbeiten wir hier personenbezogene Daten von Ihnen zusammen mit Ihrem Wunschnamen und Ihrer E-Mailadresse.

In der App können Sie Aufgaben erstellen, die aus Text sowie optional Fotos, Sprachaufnahmen und Videos (im Folgenden: Mediendateien) bestehen. Den Aufgaben können einzelne Schritte hinzugefügt werden, die wiederum Text sowie optional Mediendateien beinhalten können. Optional können Sie für die Aufgabe auch einen bestimmten Zeitpunkt einplanen, dieser kann auch in regelmäßigen Abständen wiederkehren. Sowohl beim Text als auch bei den Mediendateien kann es sich je nach Inhalt um personenbezogene Daten handeln, die wir dann verarbeiten. Zeitpunkte, zu denen Aufgaben eingeplant sind, können ebenso wie deren Regelmäßigkeit personenbezogene Daten sein, die wir dann verarbeiten.

Die Menge der personenbezogenen Daten bestimmen dabei Sie als Nutzer:innen selbst. Sie können die App auch mit sehr wenig personenbezogenen Daten nutzen. Formulieren Sie Aufgaben objektiv und ohne Namen, damit reduzieren Sie personenbezogene Informationen und Daten. Dies gilt auch für Mediendateien, so sollten auf bspw. Fotos möglichst keine Personen erkennbar sein oder andere persönliche Daten abgebildet werden.

Bei der Nutzung der Sprachausgabe-Funktion für die Texte greift die App auf die Funktion auf dem jeweiligen Endgerät zurück. Beachten Sie daher bitte auch die entsprechenden Hinweise zum Datenschutz für Ihr Endgerät. Die Sprachausgabe ist optional und kann in den Einstellungen ausgeschaltet werden. Sie können auch bei der Gestaltung der Texte darauf achten, ob und wie viele personenbezogene Daten Sie einfließen lassen und zum Gegenstand der Sprachausgabe machen. So vermeiden Sie, dass bspw. weitere Zuhörer in der Umgebung ungewollt an Daten kommen können.

Sobald Sie Kontakte knüpfen, verarbeiten nicht nur wir Ihre Daten, sondern Sie teilen diese auch mit Ihren Kontakten: Nutzer:innen, mit denen Sie Kontakt geknüpft haben, sehen Ihre E-Mailadresse, mit der Sie sich für die InA.Coach App registriert haben.

Wenn Sie ein Profilbild von sich ausgewählt haben, sehen Ihre Kontakte in der Kontaktübersicht und bei Aufgaben, die Sie erstellt und mit ihnen geteilt haben, Ihr Profilbild.

Mit ihren Kontakten können Sie Aufgaben teilen. Entweder teilen Sie die Aufgabe unveränderlich, zum bloßen Abruf durch Ihren Kontakt. Oder Sie senden Ihrem Kontakt eine Kopie der Aufgabe, die danach beliebig verändert werden kann. Das Teilen von Aufgaben kann beendet werden, dann ist nach der nächsten Synchronisation mit dem Server die Aufgabe nicht mehr vom (ggfs. ehemaligen) Kontakt abrufbar. Das Senden einer Kopie einer Aufgabe ist nicht mehr rückgängig zu machen, der Kontakt behält die Kopie der Aufgabe und kann diese bearbeiten und teilen wie seine selbst erstellten Aufgaben.

Wenn Sie sich in die InA.Coach App einloggen, speichern wir einen sicheren Schlüssel auf Ihrem Gerät und auf unserem Server. Mit diesem Schlüssel bleiben Sie bis zum manuellen Logout dauerhaft eingeloggt. Um im Falle eines Geräteverlustes, den Schlüssel eindeutig identifizieren und dann sperren zu können, speichern wir folgende Geräteinformationen zusammen mit dem Schlüssel:

Bei Fehlfunktionen der App werden Diagnosedaten an das InA.Coach Team übermittelt. Die Diagnosedaten beinhalten Geräteinformationen und Informationen über in der InA.Coach App getätigte Aktionen. Diagnosedaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten bei der Registrierung und bei der Nutzung der App ist Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung, die wir am Ende des Registrierungsprozesses abfragen.

Ihre Einwilligung beruht dabei auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a beziehungsweise Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b der Datenschutzgrundverordnung, je nachdem ob Sie in die App zum Beispiel im Rahmen der selbst erstellten Aufgaben Gesundheitsdaten eingeben oder nicht.

Um Gesundheitsdaten handelt es sich, wenn aus den Daten hervorgeht oder sich aus den Daten schließen lässt, dass eine Person gegenwärtig gesundheitlich beeinträchtigt ist, es in der Vergangenheit war oder in der Zukunft sein könnte.

Die InA.Coach App und die Registrierung als Nutzer:in werden unbeschränkt angeboten. Inwieweit in der App Gesundheitsdaten verarbeitet werden, richtet sich vor allem nach dem Inhalt der Aufgaben, den Sie als Nutzer:in selbst erstellen und gestalten können.

3. Umfang der Datenverarbeitung bei der Inanspruchnahme des Supports:

Wenn Sie unseren Support nutzen, fallen hierbei die Daten an, die Sie uns zur Verfügung stellen. Beim Anruf der Support-Hotline, teilen Sie uns Ihre Telefonnummer mit, wenn Sie unseren Support per E-Mail anschreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mailadresse.

Teilen Sie uns Ihren Namen mit, so verarbeiten wir auch Ihren Namen im Rahmen des Supportfalls. Gegebenenfalls fragen wir nach spezifischen, identifizierbaren Geräteinformationen, die wir dann ebenfalls verarbeiten müssen, um Ihren Sachverhalt effizient prüfen zu können.

4. Speicherdauer und Löschung der Daten:

Die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Registrierung zur App-Nutzung erhoben werden, werden so lange gespeichert, solange Sie einen Account bei uns haben.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, diese Daten zu ändern (E-Mailadresse und Passwort sind zur weiteren Nutzung notwendig). Wenn Sie Ihren Account als Nutzer:in vollständig löschen, werden die Daten noch 10 Tage eingeschränkt vorgehalten, bevor sie vollständig gelöscht werden.

Ihr Profilbild und Ihre selbst erstellten Aufgaben (Texte, Mediendateien) können Sie jederzeit ändern oder löschen. Auch diese Daten werden noch 10 Tage eingeschränkt vorgehalten, bevor sie vollständig gelöscht werden.

Falls Sie Löschungen widerrufen möchten, können Sie dies innerhalb von 7 Tagen beantragen.

Teilen Sie Aufgaben mit Ihren Kontakten, so werden diese so lange auf deren Accounts und Endgeräten gespeichert, bis Sie das Teilen der Aufgabe widerrufen. Nach dem Widerrufen des Teilens verbleibt die Aufgabe bis zur nächsten Synchronisierung mit dem Server bei dem Kontakt.

Wenn Sie einem Kontakt eine Kopie einer Aufgabe senden, entscheidet der Kontakt darüber, wie lange die Aufgabe in seinem Account gespeichert bleibt bzw. wann sie gelöscht wird.

Wir arbeiten mit Datensicherungen, um Datenverlusten vorzubeugen. Diese Sicherungen werden 30 Tage archiviert, bevor sie endgültig gelöscht werden. Eine Wiederherstellung von einzelnen Accounts oder Aufgaben aus dem Archiv ist nicht vorgesehen.

Wir sperren oder löschen Aufgaben, sobald wir von Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen oder Verstößen gegen die Rechte Dritter Kenntnis erlangen.

Wenn die Verstöße gegen die Nutzungsbedingungen oder gegen die Rechte Dritter von besonderer Tragweite sind, sperren oder löschen wir die Accounts von Nutzer:innen. Die Sperrung kann nach einer Überprüfung aufgehoben werden und die endgültige Löschung damit abgewendet werden, wenn sich herausstellt, dass kein Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen oder Rechte Dritter vorliegt. Falls notwendig, verschiebt sich die Löschung um die Dauer von rechtlichen Streitigkeiten im Zusammenhang mit Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen oder von Rechten Dritter. In einem solchen Fall wird die Verarbeitung der Daten eingeschränkt.

Eine Löschung von Daten kann technisch bedingt zeitverzögert erfolgen.

5.Änderung der Datenschutzbestimmungen

BOS Connect behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gemäß rechtlichen Anforderungen oder neuen Funktionen, anzupassen. Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung finden Sie im Menü der InA.Coach App.

6. Rechte

In Bezug auf die von Ihnen – wie oben beschrieben – erhobenen personenbezogenen Daten haben Sie die folgenden Rechte:

Widerruf der Einwilligung

Sie haben das Recht Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei der Registrierung und bei der Nutzung der App zu widerrufen.

Auskunftsrecht

Sie haben gegenüber der BOS Connect GmbH das Recht auf Auskunft über sämtliche von Ihnen verarbeitete Daten.

Recht auf Berichtigung der personenbezogenen Daten

Sie haben gegenüber der BOS Connect GmbH das Recht darauf, dass unkorrekt vorliegende bzw. unkorrekt verarbeitete personenbezogene Daten berichtigt werden.

Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten

Sie haben gegenüber der BOS Connect GmbH das Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten, wenn:

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben gegenüber der BOS Connect GmbH das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn:

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben gegenüber der BOS Connect GmbH das Recht darauf, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die BOS Connect GmbH zu übermitteln bzw. – soweit technisch machbar – übermitteln zu lassen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer Daten durch die BOS Connect GmbH einzulegen. Ebenso haben Sie das Recht sich zu beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass die BOS Connect GmbH Ihre Rechte aus der Datenschutzgrundverordnung nicht oder nicht fristgerecht umsetzt.

Zuständig für die BOS Connnect GmbH ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32 70025 Stuttgart poststelle@lfdi.bwl.de

Erforderlichkeit der personenbezogenen Daten für Vertragsabschluss und Dienste

Die BOS Connect GmbH benötigt die personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung des Vertrages erforderlich sind. Dies sind E-Mailadresse und Passwort.

Bei der Entscheidung für ein InA.Coach Start-Paket sind dies zudem Name und Adresse. Sollen Daten passwortgeschützt abgespeichert werden, aber für die Nutzer:innen jederzeit überall abrufbar sein und soll zudem eine Begrenzung des Zugangs auf die Person selbst oder von ihr ausgewählte andere Nutzer:innen erfolgen, sind E-Mailadresse und Passwort unabdingbar notwendig

Alle weiteren Daten geben die Nutzer:innen freiwillig ein:

Über das „Ob“ und das „Wieviel“ sowie über das „Wie lange“ entscheiden Sie also als Nutzer:in selbst.

Wir arbeiten bei der Speicherung der Daten und der dazugehörigen Datensicherung mit folgenden Auftragsverarbeitern zusammen, mit denen wir eine vertragliche Vereinbarung abgeschlossen haben, die den Datenschutzstandard der Datenschutzgrundverordnung sicherstellt (Serverstandorte innerhalb der Europäischen Union):